院长与李中清会面后，同意邀请，并承担胡乔木的往返路费和在美费用。常务副校长巴克莱·坎姆还表示，愿意将自己位于学院内的别墅提供给胡乔木一行居住。
1988年11月中旬，李中清受汤姆斯·艾沃哈特之托，将他的邀请信面呈胡乔木，邀请胡乔木夫妇对加州理工学院进行为期一个月的学术访问，并进行一系列讲座，题目可定为中国共产党史、现代中国科学史、现代中国科学政策和中国核武器的发展。
加州理工学院只向胡乔木发邀请函，是考虑到谷羽是中科院国防科学技术研究的负责人，身份不对外公开，手续麻烦，以配偶身份陪同访美可以简化手续。
胡乔木接到邀请函后，报告了中顾委副主任薄一波、宋任穷(胡乔木时任中顾委常委)。 薄一波、宋任穷阅后，批送时任中共中央领导人。中央领导人批示：“同意并请征求常委意见。”政治局常委均圈阅同意。
时任解放军总参谋长迟浩田的侄女婿和中科院高能物理所所长的儿子当时正在加州理工学院读研究生，李中清邀请他们与家人参与接待，负责胡乔木一行的饮食起居安排。
整个邀请和安排的过程十分顺利，在1988年11月内就全部妥当。
胡木英记得，那段时间，李政道每次来她家做客都会通报一下与美方沟通的进展，还说会完全尊重胡乔木的意愿，“随意安排”。
美国密歇根大学中国问题研究中心主任李侃如(肯尼思·科伯索尔)获悉胡乔木即将访美，也向胡乔木发出为期一周的访学邀请，并邀请谷羽去作关于“中国战略武器发展历史”的讲座。
准备讲演稿
决定赴美讲学后，胡乔木开始考虑学术讲演的题目和内容。
11月26日，胡乔木约请时任国家经济体制改革委员会顾问周太和、中国社会科学院农村经济研究所所长詹武座谈。
